Lo que preguntan las empresas
antes de contratarnos

Depende del número de usuarios, de los módulos y de cuánta configuración a medida necesite la operación. Una implementación de contabilidad, ventas, compras e inventario con facturación electrónica e-CF para una empresa pequeña no se parece a la de una manufactura con producción y nómina TSS. Por eso el primer paso siempre es un diagnóstico sin costo: levantamos procesos, definimos alcance por fases y entregamos una propuesta con precio cerrado por fase, no una cifra abierta.

El e-CF (Comprobante Fiscal Electrónico) es el documento tributario electrónico definido por la Ley 32-23 de Facturación Electrónica. Sustituye al comprobante impreso y debe firmarse digitalmente y transmitirse a la DGII en el momento de la emisión. La obligatoriedad entra por etapas según el tamaño del contribuyente: grandes nacionales primero, luego grandes locales y medianos, y finalmente pequeños y micro. Si aún no te toca, el plazo de preparación técnica es el momento de adelantarse, no la fecha límite.

La certificación no es del software en abstracto: la obtiene cada empresa emisora con su solución. El proceso incluye pruebas de datos e-CF, pruebas de aprobación comercial y la activación en producción. Nosotros implementamos la localización dominicana sobre Odoo y acompañamos la certificación de principio a fin, incluidos los sets de prueba que envía la DGII.

Una implementación acotada de contabilidad y facturación suele tomar entre seis y diez semanas. Con inventario, manufactura o nómina se va a tres o cuatro meses. Trabajamos por fases con puesta en marcha parcial: la empresa empieza a usar el sistema en un área mientras se configura la siguiente, en lugar de esperar meses a un arranque único que concentra todo el riesgo en un día.

Sí. Migramos catálogo de productos, clientes, proveedores, saldos contables de apertura, cuentas por cobrar y por pagar, e histórico de documentos cuando el formato de origen lo permite. Lo que no migramos es basura acumulada: parte del trabajo es depurar duplicados y datos inconsistentes antes de cargarlos, porque un ERP nuevo con datos sucios nace con el mismo problema del anterior.

Sí. Nuestra base está en República Dominicana, donde mantenemos una localización fiscal propia. Para el resto de Latinoamérica cubrimos las localizaciones oficiales de Odoo de 17 países —en diez de ellos con facturación electrónica ante la autoridad fiscal correspondiente—, así que un grupo con operaciones en varios países puede trabajar en una sola instalación. El detalle por país, con lo que cada localización cubre, está en la página de Odoo ERP. El acompañamiento fuera del país se hace en remoto, con el mismo método.

Mesa de ayuda con tiempos de respuesta por escrito, monitoreo continuo de la infraestructura, mantenimiento preventivo programado, gestión de respaldos con pruebas de restauración, administración de seguridad perimetral y reportes periódicos de lo que se hizo y de lo que se previno. El alcance exacto se define por escrito antes de firmar: sin ambigüedad sobre qué está cubierto y qué se factura aparte.

Los tiempos se establecen por contrato según la criticidad del incidente y son parte del acuerdo, no una promesa comercial. Un servidor de producción caído no tiene el mismo tratamiento que una impresora sin configurar, y ambos casos quedan definidos con su prioridad y su plazo antes de que ocurra el primer incidente.

Puedes elegir. Ofrecemos infraestructura en la nube, en servidores en las instalaciones de la empresa o en un esquema híbrido. En todos los casos se define por escrito dónde reside la información, quién tiene acceso, cómo se cifra y cuál es la política de respaldos y retención.

Solo los que se acuerden explícitamente. Antes de activar cualquier función de IA definimos qué información puede procesarse en un modelo externo y cuál se queda en infraestructura propia. La política queda documentada y es revisable: no hay letra pequeña sobre dónde terminan los datos ni sobre con qué se entrenan.

Es un modelo de inteligencia artificial que trabaja conectado a tus sistemas —Odoo, tus documentos, tu monitoreo— y que corre en tu propia infraestructura o en un entorno contratado a tu nombre, aislado de otros clientes. La recomendamos primero porque resuelve el problema que las herramientas públicas crean: que la gente de la empresa pegue información de clientes, precios o nóminas en un servicio de terceros sin control de qué se envía. Con la IA privada cada consulta respeta los permisos del usuario y deja registro.

Los que ya tienen sus datos accesibles por API o por base de datos: Odoo (ventas, cobros, facturas, inventario), Nextcloud u ownCloud (documentos y procedimientos), Zabbix y Grafana (alertas y monitoreo), Wazuh y pfSense (eventos de seguridad), el correo corporativo y bases de datos propias. Empezamos por el sistema que más preguntas recibe cada día y ampliamos por fases; cada fase se mide contra una cifra acordada antes.

Depende del volumen y del modelo. Muchos casos funcionan con la infraestructura existente —una máquina virtual en Proxmox o un contenedor en Docker— o con un servidor dedicado modesto, y no necesitan que las consultas salgan a internet. Lo dimensionamos en el diagnóstico, sin costo, antes de que compres nada; si el hardware actual no alcanza, te lo decimos con el motivo.

Sí, y suele ser el camino más sano. Estabilizar primero la infraestructura, los respaldos y la seguridad, y solo entonces mover el sistema de gestión, evita implantar un ERP sobre cimientos que fallan. El orden inverso es la causa más frecuente de proyectos que se complican.

Sí. Desarrollamos en Python sobre el framework de Odoo, siguiendo las convenciones del producto para que las actualizaciones de versión no se conviertan en un rehacer completo. Antes de desarrollar siempre evaluamos si el requerimiento se resuelve con configuración estándar: el código a medida que se puede evitar es código que no hay que mantener durante años.

Hacemos auditoría del entorno actual: versión, módulos de terceros, personalizaciones, estado de la base de datos y de los respaldos. Con ese diagnóstico se decide si conviene corregir sobre lo existente, actualizar de versión o reimplantar. La recomendación va con sus razones técnicas, aunque implique menos trabajo facturable para nosotros.

Con una conversación sin costo. Escuchamos qué está frenando la operación, revisamos lo que ya tienes y decimos con franqueza qué tiene sentido hacer y qué no antes de que inviertas. Si de esa conversación sale que no somos el proveedor adecuado, también lo decimos.

Por fases y con el sistema anterior vivo hasta el corte. Primero se cargan datos maestros y saldos en un entorno de pruebas, y el equipo de la empresa valida ahí con casos reales: una venta completa, una compra, un cierre. Solo cuando cuadra se fija una fecha de corte —normalmente un cierre de mes o un fin de semana— en la que se cargan los movimientos pendientes y se empieza a facturar en Odoo. El sistema viejo queda en consulta, no se apaga. Si el día del corte algo no cuadra, se vuelve atrás sin haber perdido nada, porque nada se ha borrado.

Más del que suele presupuestarse, y conviene saberlo antes de empezar. Hace falta una persona que decida —un responsable del proyecto por parte de la empresa— y, en cada área, alguien que conozca el proceso y valide lo configurado. La dedicación se concentra en tres momentos: el levantamiento inicial, las pruebas con datos reales y las semanas del arranque. Lo dejamos por escrito al inicio, con nombres y con fechas, porque un proyecto en el que nadie del cliente tiene tiempo para validar se alarga, y ese retraso no lo resuelve el implementador.

Un periodo de acompañamiento después de la puesta en marcha en el que corregimos sin costo cualquier configuración que no se comporte como se acordó en el alcance. Queda por escrito en la propuesta: qué cubre, durante cuánto tiempo y cómo se reporta. No cubre cambios de alcance ni requisitos nuevos, que se cotizan aparte: así no hay sorpresas ni de un lado ni del otro.

Por fases y contra entregables. Cada fase tiene un precio cerrado y se factura al cumplir hitos definidos —por ejemplo, al aprobar el diseño, al terminar la configuración y al arrancar—, no por horas ni por adelantado en su totalidad. El soporte y el hosting se facturan como cuota mensual por un alcance definido. Las licencias de Odoo Enterprise, cuando aplican, se pagan al fabricante.

No exigimos permanencias largas. El contrato de soporte se renueva por periodos y se puede terminar con un preaviso que queda por escrito. Preferimos que un cliente se quede porque el servicio funciona, no porque una cláusula se lo impida. Lo que sí pedimos es ese preaviso, para entregar documentación, accesos y respaldos de forma ordenada a quien continúe.

Primero, se dice. Cada fase tiene criterios de aceptación escritos, y si algo no los cumple se corrige antes de facturar esa fase. Si el desacuerdo es de alcance, se revisa el documento firmado y se resuelve con lo que dice, no con lo que cada uno recuerda. Y si a mitad de camino resulta que no somos el proveedor adecuado, te vas con tus datos, tu documentación y el código de tus personalizaciones: nada de lo hecho queda como rehén.